Compras Internacionales de CARBURANTES Diésel, Gasolina y Bunker en Estados Unidos

PROCESO LEGAL INTERNACIONAL

Compras Internacionales de CARBURANTES, Diésel, Gasolina y Bunker en Estados Unidos

Guía Detallada para Firmas Legales Internacionales

Actuando en nombre de clientes compradores

El proceso comprende seis fases secuenciales: habilitación legal de la firma, debida diligencia, estructuración contractual, financiamiento y pago internacional, logística e inspección, y liquidación final. Cada fase incluye los requisitos regulatorios, documentales e instrumentos financieros aplicables bajo la normativa estadounidense e internacional.

Producto	Diésel ULSD (Ultra-Low Sulfur Diesel), contenido de azufre ≤ 15 ppm, ASTM D975
Mercado	Estados Unidos (PADD I–V), exportación bajo supervisión CBP/BIS
Rol firma	Agente autorizado / mandatario del cliente comprador (Power of Attorney)
Marco legal	UCC (Uniform Commercial Code), OFAC, EPA/RFS2, CBP, BIS/EAR, FinCEN, IRS, UCP 600

FASE 1 — HABILITACIÓN DE LA FIRMA LEGAL

1.1 Registro de la entidad en EE.UU.

Para actuar como agente en transacciones comerciales dentro de los Estados Unidos, la firma legal debe contar con presencia legal formal o una entidad subsidiaria constituida en ese país. Los registros mínimos requeridos son:

EIN (Employer Identification Number): Número de identificación fiscal ante el IRS, requerido para abrir cuentas bancarias, firmar contratos y facturar en EE.UU. Se obtiene mediante el formulario SS-4.
DUNS Number: Identificador único de Dun & Bradstreet, requerido por la mayoría de bancos y proveedores institucionales para verificación comercial.
gov: Registro en el System for Award Management, obligatorio si la firma tiene transacciones con entidades del gobierno federal estadounidense.
CTPAT (opcional pero recomendado): Programa de Asociación Aduanera Comercial Contra el Terrorismo de CBP; facilita el despacho aduanero en exportaciones.

1.2 Poder Notarial (Power of Attorney — POA)

El cliente debe otorgar a la firma un Poder Notarial específico para esta operación, que debe incluir:

Identificación completa del mandante (cliente comprador) y del mandatario (firma legal).
Alcance explícito del mandato: negociar, firmar contratos de compraventa, gestionar pagos, presentar documentos ante autoridades y bancos.
Apostilla conforme al Convenio de La Haya de 1961 para reconocimiento internacional.
Vigencia definida y condiciones de revocación.
Firma notariada ante notario público del país de origen del cliente.

1.3 KYC / AML del cliente

La firma debe completar el proceso de debida diligencia sobre su propio cliente antes de actuar en su nombre. Esto incluye:

Identificación de beneficiarios finales (UBO): Conforme a las regulaciones FinCEN de 2024, se deben identificar todos los beneficiarios con 25% o más de participación.
Origen lícito de fondos: Documentación que acredite la fuente de los recursos destinados a la compra.
Declaración de propósito comercial: Carta firmada por el cliente indicando el uso final del combustible.
Verificación en listas restrictivas: OFAC SDN, listas del Departamento de Estado y Departamento de Comercio (BIS Entity List).

FASE 2 — DEBIDA DILIGENCIA DEL PROVEEDOR

2.1 Verificación del proveedor de diésel

Toda compra debe realizarse directamente con productores, refinadoras o terminales certificadas. La firma debe verificar:

Licencia de refinería o terminal: Emitida por la EPA y el estado correspondiente. Las principales regiones de producción son PADD II (Medio Oeste) y PADD III (Costa del Golfo).
Capacidad de producción real: Confirmada mediante datos del EIA (Energy Information Administration) y visita o auditoría de la terminal.
Créditos RIN (Renewable Identification Numbers): Si el diésel contiene componentes de biodiesel bajo el programa RFS2 de la EPA, el proveedor debe acreditar los RIN correspondientes.
Historial comercial y referencias bancarias: Al menos tres transacciones previas de similar volumen con documentación completa.

2.2 Cumplimiento OFAC

Antes de cualquier transacción, la firma debe realizar un screening completo de todas las partes involucradas contra:

Lista SDN (Specially Designated Nationals and Blocked Persons) de OFAC.
Lista de entidades y personas no verificadas del BIS (Bureau of Industry and Security).
Lista de entidades denegadas del Departamento de Estado.
Listas de sanciones secundarias aplicables al sector energético (Iran, Venezuela, Rusia, Corea del Norte).

El incumplimiento de regulaciones OFAC puede generar sanciones civiles de hasta USD 1,000,000 por transacción, además de consecuencias penales. La firma debe documentar cada screening con fecha, resultado y firma del responsable de cumplimiento.

FASE 3 — ESTRUCTURACIÓN CONTRACTUAL

3.1 Secuencia de instrumentos contractuales

Las compras internacionales de combustible siguen una secuencia contractual estandarizada internacionalmente:

Instrumento	Nombre completo	Propósito
ICPO	Irrevocable Corporate Purchase Order	Declaración irrevocable del comprador de su intención y capacidad de compra.
FCO	Full Corporate Offer	Oferta formal del proveedor con precio, volumen y condiciones.
LOI	Letter of Intent	Acuerdo de intención firmado por ambas partes previo al contrato definitivo.
SPA	Sales and Purchase Agreement	Contrato definitivo de compraventa con todas las condiciones técnicas, financieras y logísticas.

3.2 Elementos esenciales del SPA

El contrato de compraventa debe incluir como mínimo los siguientes elementos:

Especificaciones técnicas del producto: Diésel ULSD, clasificador Schedule B 2710.19.1101, contenido de azufre ≤15 ppm, gravedad API mínima 38°, índice de cetano mínimo 40, bajo estándar ASTM D975.
Volumen y tolerancia: Expresado en barriles americanos (1 bbl = 42 galones) con tolerancia de +/- 5% a opción del vendedor.
Mecanismo de precio: Precio fijo en USD/bbl, o precio variable referenciado a NYMEX Heating Oil o Platts US Gulf Coast ULSD, con spread acordado.
Incoterm aplicable: FOB Puerto de origen (el comprador fleta el buque), CIF Puerto de destino (proveedor cubre flete y seguro), o DAP (entrega en destino).
Condiciones de pago: Carta de crédito irrevocable (LC) a la vista o a plazo, o escrow con liberación por hitos.
Inspección independiente: SGS, Intertek o Bureau Veritas como inspector de tercera parte en puerto de carga.
Ley aplicable y arbitraje: Ley del Estado de Nueva York o Texas, arbitraje ICC (París) o LCIA (Londres).
Force majeure: Definición exhaustiva de eventos de fuerza mayor con procedimiento de notificación en 72 horas.
Penalidades: Liquidated damages por incumplimiento de volumen, calidad o fecha de entrega.

3.3 Contrato de mandato entre cliente y firma

Paralelamente al SPA, la firma debe tener firmado con su cliente un contrato de mandato o de agencia que establezca:

Alcance exacto del mandato y límites de actuación.
Honorarios de la firma (estructura de comisiones y momentos de pago).
Confidencialidad y no divulgación (NDA).
Responsabilidad limitada de la firma como agente.
Ley aplicable y mecanismo de resolución de disputas.

FASE 4 — FINANCIAMIENTO Y PAGO INTERNACIONAL

4.1 Carta de Crédito (LC)

El instrumento preferido para transacciones internacionales de commodities energéticos es la Carta de Crédito Irrevocable bajo las reglas UCP 600 de la Cámara de Comercio Internacional (CCI). El proceso operativo es el siguiente:

Paso 1: El comprador solicita a su banco emisor (banco del cliente) la apertura de una LC irrevocable a favor del proveedor en EE.UU.
Paso 2: Un banco confirmante en EE.UU. (ej. Citibank, JPMorgan, Bank of America) confirma la LC, asumiendo la obligación de pago ante presentación de documentos conformes.
Paso 3: El proveedor carga el producto, obtiene los documentos de embarque (B/L, COQ, COO, póliza de seguro) y los presenta al banco confirmante.
Paso 4: El banco confirmante verifica la conformidad de los documentos con los términos de la LC en un máximo de 5 días hábiles (UCP 600, Art. 14).
Paso 5: Si los documentos son conformes, el banco confirmante paga al proveedor y debita al banco emisor, quien a su vez debita al cliente.

4.2 SBLC (Standby Letter of Credit)

Alternativa a la LC tradicional, la SBLC se usa como garantía de pago. Solo se ejecuta si el comprador incumple el pago directo. Debe ser emitida por un banco de primera línea (top-25 mundial por activos) y tener vigencia mínima de 90 días adicionales a la fecha de entrega esperada.

4.3 Cuenta Escrow

Para transacciones de menor volumen o con partes sin acceso a LC bancaria, se puede utilizar una cuenta escrow administrada por un banco custodio neutral en EE.UU. El proceso es:

El comprador deposita los fondos en la cuenta escrow antes del embarque.
El banco custodio retiene los fondos hasta la presentación de los documentos acordados como condición de liberación.
Una vez verificados los documentos, el banco libera los fondos al proveedor.
En caso de disputa, los fondos permanecen en escrow hasta resolución arbitral.

4.4 Cumplimiento bancario y regulatorio

FinCEN: Todas las transferencias internacionales superiores a USD 10,000 deben ser reportadas por el banco mediante CTR (Currency Transaction Report).
FBAR: Si la firma mantiene cuentas bancarias en EE.UU. con saldo superior a USD 10,000, debe presentar el FBAR anual ante FinCEN.
FATCA: Si el cliente es una entidad financiera extranjera, aplican las obligaciones de reporte bajo FATCA.
Wire transfers: Deben incluir información completa del ordenante y beneficiario conforme a la Travel Rule de FinCEN.

FASE 5 — LOGÍSTICA, INSPECCIÓN Y EXPORTACIÓN

5.1 Inspección independiente en puerto de carga

Al momento de la carga del buque, una empresa inspectora certificada e independiente debe certificar la calidad y cantidad del producto. Las empresas reconocidas internacionalmente son SGS, Intertek y Bureau Veritas.

Los certificados que deben emitirse son:

COQ (Certificate of Quality): confirma que el producto cumple con las especificaciones ASTM D975 pactadas en el SPA.
COQ/COT (Certificate of Quantity/Tank): confirma el volumen cargado en barriles netos a temperatura de referencia (60°F / 15°C).
Certificate of Origin (COO): certifica que el producto fue producido en EE.UU.
Bill of Lading (B/L): emitido por el naviero, es el documento título del cargamento.

5.2 Proceso de exportación ante CBP

Las exportaciones de diésel desde EE.UU. deben cumplir con los siguientes trámites ante la Customs and Border Protection (CBP):

AES Filing: Presentación electrónica en el Automated Export System, obligatoria para exportaciones de valor superior a USD 2,500 o que requieran licencia de exportación. Debe presentarse al menos una hora antes de la llegada del buque al puerto de carga.
Clasificador arancelario: Diésel ULSD: Schedule B 2710.19.1101 (para exportación) / HTS 2710.19.11 (para importación).
Licencia de exportación BIS: El diésel ULSD clasifica generalmente como EAR99 (sin restricciones de exportación), excepto a países sancionados. La firma debe confirmar la clasificación EAR para cada destino.
NOR (Notice of Readiness): Notificación formal del capitán del buque al puerto de carga indicando que el buque está listo para cargar. Activa el plazo de estadía (laytime).

5.3 Documentos completos de embarque

El paquete documental completo para presentar al banco bajo la LC debe incluir:

Bill of Lading original (3/3 originales) o seaway bill según lo acordado.
Certificado de calidad (COQ) emitido por inspector independiente.
Certificado de cantidad (COT).
Certificado de origen (COO) o Certificate of Analysis (COA).
Póliza o certificado de seguro marítimo por el valor CIF más 10%.
Factura comercial en el valor acordado en el SPA.
Packing list (cuando aplique).
AES ITN (Internal Transaction Number) del CBP como prueba del filing de exportación.
Carta de no-objeción del agente naviero (cuando se requiera).

FASE 6 — LIQUIDACIÓN, FEES Y CIERRE DE EXPEDIENTE

6.1 Liberación del pago

Una vez que el banco confirmante verifica la conformidad de los documentos presentados bajo la LC, procede a liberar el pago al proveedor. La firma debe coordinar:

Confirmación de recepción del pago por parte del proveedor.
Endoso y transmisión de los documentos de embarque originales al comprador (o al banco del comprador en transacciones con LC negociable).
Cierre del contrato escrow si se utilizó este mecanismo.

6.2 Honorarios de la firma legal

La firma factura sus honorarios al cliente conforme a lo pactado en el contrato de mandato. Las estructuras más comunes son:

Retainer fijo: Honorario mensual fijo durante la duración de la transacción, independiente del resultado.
Fee por éxito (success fee): Porcentaje del valor total del contrato, típicamente entre 0.5% y 2.0%, pagadero únicamente al cierre exitoso de la transacción.
Estructura mixta: Retainer reducido más success fee menor, distribuye el riesgo entre ambas partes.

Si la firma no es residente fiscal en EE.UU., debe presentar el formulario W-8BEN-E ante el banco y el cliente para acreditar exención de retención bajo FATCA y el tratado fiscal aplicable.

6.3 Obligaciones fiscales y reportes IRS

IRS Form 1042-S: Si la firma realiza pagos a personas o entidades extranjeras por servicios prestados en EE.UU., debe reportarlos en el Form 1042-S y presentar el Form 1042 ante el IRS.
Form 1099 (si aplica): Para pagos a contratistas o consultores residentes en EE.UU. superiores a USD 600 en el año calendario.
Retención FATCA: Si el cliente es una Institución Financiera Extranjera No Participante (NPFFI), aplica retención del 30% sobre ciertos pagos.

6.4 Cierre y retención del expediente

Al concluir la transacción, la firma debe preparar un closing memorandum que incluya:

Resumen ejecutivo de la transacción (partes, volumen, precio final, fechas clave).
Índice completo de todos los documentos generados.
Registro de todas las comunicaciones relevantes (correos, cartas, swift messages).
Copia de todos los documentos de embarque y financieros.
Registro de los screening OFAC realizados en cada etapa.
Facturas de honorarios y confirmaciones de pago.

Período de retención: La firma debe conservar todo el expediente por un mínimo de 5 a 7 años, conforme a las obligaciones de recordkeeping del IRS (IRC §6501), FinCEN (31 CFR 1010.430) y las regulaciones OFAC aplicables.

Riesgos Críticos y Medidas de Mitigación

Riesgo	Consecuencia	Mitigación
Fraude de intermediarios	Pérdida total del capital; proveedor fantasma o producto inexistente	Verificación directa de refinería o terminal; nunca pagar a intermediarios sin confirmar cadena principal
Violación OFAC	Multas civiles hasta USD 1,000,000 por evento; sanción penal hasta 20 años	Screening obligatorio de todas las partes antes de cualquier comunicación comercial
Incumplimiento EPA/RFS2	Multas EPA; rechazo del producto en frontera; responsabilidad del importador	Verificar RIN credits del proveedor; obtener certificación de cumplimiento RFS2
Discrepancias documentales LC	El banco rechaza los documentos; proveedor no cobra; comprador pierde garantías	Revisar todos los documentos contra términos exactos de la LC antes de presentación
Volatilidad de precio NYMEX	El precio real de compra difiere significativamente del precio pactado	Usar contratos de precio fijo o hedging mediante futuros NYMEX con corredor autorizado
Jurisdicción y ley aplicable	Disputas sin foro claro; sentencias no ejecutables internacionalmente	Pactar arbitraje ICC o LCIA con sede en jurisdicción neutral; ley de NY o Texas

Actores Clave del Ecosistema

Actor	Rol en la transacción	Instrumentos clave
Firma legal	Agente mandatario del comprador; coordina toda la operación	POA, contrato de mandato, SPA
Proveedor / Refinería	Vende y despacha el diésel desde terminal en EE.UU.	FCO, SPA, Bill of Lading, COQ
Broker / Trader	Intermediario de mercado; facilita el match comprador-vendedor	ICPO, LOI, NYMEX / OTC
Banco emisor (cliente)	Emite la carta de crédito o garantía bancaria a favor del proveedor	LC, SBLC, Swift MT700
Banco confirmante (EE.UU.)	Confirma y paga la LC; examinador de documentos	LC confirmada, Swift MT799/MT760
Inspector independiente	Certifica calidad y cantidad en puerto de carga	COQ, COT, COO, Draft survey
Naviero / Fletera	Transporta el cargamento; emite el Bill of Lading	Charter party, NOR, B/L, Q88
CBP / BIS / EPA	Reguladores de exportación, cumplimiento ambiental	AES filing, EAR99, RFS2, RIN
OFAC / FinCEN	Control de sanciones y antilavado de dinero	SDN screening, CTR, SAR, FBAR

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INTERNATIONAL LEGAL PROCESS

International Purchases of FUELS, Diesel, Gasoline, and Bunker Fuel in the United States

Detailed Guide for International Law Firms

Acting on Behalf of Purchasing Clients

The process comprises six sequential phases: legal registration of the firm, due diligence, contract structuring, international financing and payment, logistics and inspection, and final settlement. Each phase includes the applicable regulatory, documentary, and financial instrument requirements under U.S. and international law.

ULSD (Ultra-Low Sulfur Diesel) Product, sulfur content ≤ 15 ppm, ASTM D975
United States Market (PADD I–V), export under CBP/BIS supervision
Firm Role: Authorized Agent / Client’s Representative (Power of Attorney)
Legal Framework: UCC (Uniform Commercial Code), OFAC, EPA/RFS2, CBP, BIS/EAR, FinCEN, IRS, UCP 600

PHASE 1 — LAW FIRM AUTHORIZATION

1.1 Entity Registration in the U.S.

To act as an agent in commercial transactions within the United States, the law firm must have a formal legal presence or a subsidiary entity incorporated in that country. The minimum required registrations are:

EIN (Employer Identification Number): Tax identification number with the IRS, required to open bank accounts, sign contracts, and invoice in the U.S. It is obtained using form SS-4.

DUNS Number: Dun & Bradstreet’s unique identifier, required by most banks and institutional providers for business verification.
gov: Registration in the System for Award Management, mandatory if the firm has transactions with U.S. federal government entities.
CTPAT (optional but recommended): CBP’s Customs-Trade Partnership Against Terrorism program; facilitates customs clearance for exports.

1.2 Power of Attorney (POA)

The client must grant the firm a specific Power of Attorney for this transaction, which must include:

Full identification of the principal (buyer client) and the attorney (legal firm).
Explicit scope of the mandate: to negotiate, sign purchase and sale agreements, manage payments, and submit documents to authorities and banks.
Apostille in accordance with the 1961 Hague Convention for international recognition.
Defined validity period and revocation conditions.
Notarized signature before a notary public in the client’s country of origin.

1.3 Customer KYC/AML

The firm must complete the due diligence process on its own client before acting on their behalf. This includes:

Identification of Ultimate Beneficial Owners (UBOs): In accordance with the 2024 FinCEN Regulations, all beneficial owners with a 25% or greater ownership stake must be identified.
Lawful Source of Funds: Documentation proving the source of the funds intended for the purchase.
Statement of Business Purpose: A letter signed by the client indicating the end use of the fuel.
Check against Restricted Lists: OFAC SDN, Department of State lists, and Department of Commerce (BIS Entity List).

PHASE 2 — SUPPLIER DUE DILIGENCE

2.1 Diesel Supplier Verification

All purchases must be made directly with certified producers, refiners, or terminals. The firm must verify:

Refinery or Terminal License: Issued by the EPA and the corresponding state. The main production regions are PADD II (Midwest) and PADD III (Gulf Coast).
Actual production capacity: Confirmed through EIA (Energy Information Administration) data and a site visit or audit of the terminal.
Renewable Identification Numbers (RINs): If the diesel contains biodiesel components under the EPA’s RFS2 program, the supplier must provide the corresponding RINs.
Trade history and bank references: At least three previous transactions of similar volume with complete documentation.

2.2 OFAC Compliance

Before any transaction, the firm must conduct a thorough screening of all involved parties against:

OFAC’s Specially Designated Nationals and Blocked Persons (SDN) List.
The Bureau of Industry and Security’s (BIS) Unverified Entities and Persons List.
The Department of State’s Denied Entities List.
Secondary sanctions lists applicable to the energy sector (Iran, Venezuela, Russia, North Korea).

Failure to comply with OFAC regulations can result in civil penalties of up to USD 1,000,000 per transaction, in addition to criminal consequences. The firm must document each screening with the date, result, and signature of the compliance officer.

PHASE 3 — CONTRACTUAL STRUCTURING

3.1 Sequence of Contractual Instruments
International fuel purchases follow an internationally standardized contractual sequence:

Instrument Full Name Purpose
ICPO Irrevocable Corporate Purchase Order Irrevocable declaration by the buyer of their intention and capacity to purchase.
FCO Full Corporate Offer Formal offer from the supplier with price, volume, and terms.
LOI Letter of Intent Agreement signed by both parties prior to the final contract.
SPA Sales and Purchase Agreement Final sales contract with all technical, financial, and logistical terms.

3.2 Essential Elements of the SPA
The sales and purchase agreement must include at least the following elements:

Product technical specifications: ULSD diesel, Schedule B 2710.19.1101 classifier, sulfur content ≤15 ppm, minimum API gravity 38°, minimum cetane number 40, under ASTM D975 standard.

Volume and tolerance: Expressed in US barrels (1 bbl = 42 gallons) with a tolerance of +/- 5% at the seller’s option.
Pricing mechanism: Fixed price in USD/bbl, or variable price referenced to NYMEX Heating Oil or Platts US Gulf Coast ULSD, with an agreed spread.
Applicable Incoterm: FOB Port of Origin (buyer charters the vessel), CIF Port of Destination (supplier covers freight and insurance), or DAP (delivered at destination).
Payment terms: Irrevocable letter of credit (LC) at sight or on a future date, or escrow with release upon milestones.
Independent inspection: SGS, Intertek, or Bureau Veritas as third-party inspector at the port of loading.
Applicable law and arbitration: Law of the State of New York or Texas, ICC arbitration (Paris) or LCIA arbitration (London).
Force majeure: Comprehensive definition of force majeure events with a 72-hour notification procedure. Penalties: Liquidated damages for failure to meet volume, quality, or delivery date requirements.

3.3 Agency Agreement between Client and Firm
In parallel with the SPA, the firm must have a signed agency agreement with its client that establishes:

The exact scope of the agency and limits of its actions.
The firm’s fees (commission structure and payment schedule).
Confidentiality and non-disclosure (NDA).
The firm’s limited liability as agent.
The applicable law and dispute resolution mechanism.

PHASE 4 — INTERNATIONAL FINANCING AND PAYMENT

4.1 Letter of Credit (LC)
The preferred instrument for international energy commodity transactions is the Irrevocable Letter of Credit under the UCP 600 rules of the International Chamber of Commerce (ICC). The operational process is as follows:

Step 1: The buyer requests their issuing bank (customer’s bank) to open an irrevocable letter of credit (LC) in favor of the supplier in the U.S.

Step 2: A confirming bank in the U.S. (e.g., Citibank, JPMorgan, Bank of America) confirms the LC, assuming the obligation to pay upon presentation of compliant documents.

Step 3: The supplier loads the product, obtains the shipping documents (B/L, COQ, COO, insurance policy), and presents them to the confirming bank.

Step 4: The confirming bank verifies the documents’ compliance with the terms of the LC within a maximum of 5 business days (UCP 600, Art. 14).

Step 5: If the documents are compliant, the confirming bank pays the supplier and debits the issuing bank, which in turn debits the customer.

4.2 Standby Letter of Credit (SBLC)
An alternative to a traditional letter of credit, the SBLC is used as a payment guarantee. It is only executed if the buyer defaults on direct payment. It must be issued by a top-tier bank (top 25 globally by assets) and have a minimum validity of 90 days beyond the expected delivery date.

4.3 Escrow Account
For smaller transactions or with parties lacking access to a bank letter of credit, an escrow account managed by a neutral custodian bank in the U.S. can be used. The process is as follows:

The buyer deposits the funds into the escrow account before shipment.

The custodian bank holds the funds until the agreed-upon documents are presented as a condition for release.

Once the documents are verified, the bank releases the funds to the supplier.

In case of a dispute, the funds remain in escrow until arbitration is reached.

4.4 Banking and Regulatory Compliance
FinCEN: All international transfers exceeding USD 10,000 must be reported by the bank via a Currency Transaction Report (CTR).
FBAR: If the firm maintains U.S. bank accounts with a balance exceeding USD 10,000, it must file an annual FBAR with FinCEN.
FATCA: If the client is a foreign financial institution, FATCA reporting obligations apply.
Wire transfers: Must include complete information of the originator and beneficiary in accordance with FinCEN’s Travel Rule.

PHASE 5 — LOGISTICS, INSPECTION, AND EXPORT

5.1 Independent Inspection at the Port of Loading
Upon loading the vessel, a certified and independent inspection company must verify the quality and quantity of the product. Internationally recognized companies include SGS, Intertek, and Bureau Veritas.

The certificates that must be issued are:

COQ (Certificate of Quality): confirms that the product meets the ASTM D975 specifications agreed upon in the SPA.
COQ/COT (Certificate of Quantity/Tank): confirms the volume loaded in net barrels at the reference temperature (60°F / 15°C).
Certificate of Origin (COO): certifies that the product was produced in the USA.
Bill of Lading (B/L): issued by the shipping company, it is the title document for the cargo.

5.2 Export Process with CBP
Diesel exports from the U.S. must comply with the following procedures with Customs and Border Protection (CBP):

AES Filing: Electronic filing in the Automated Export System, mandatory for exports valued at over USD 2,500 or requiring an export license. It must be filed at least one hour before the vessel’s arrival at the port of loading.
Tariff Classification: ULSD Diesel: Schedule B 2710.19.1101 (for export) / HTS 2710.19.11 (for import).
BIS Export License: ULSD diesel is generally classified as EAR99 (no export restrictions), except to sanctioned countries. The shipping company must confirm the EAR classification for each destination.
NOR (Notice of Readiness): Formal notification from the vessel’s captain to the port of loading indicating that the vessel is ready to load. This activates the laytime.

5.3 Complete Shipping Documents
The complete documentary package to be submitted to the bank under the Letter of Credit (LC) must include:

Original Bill of Lading (3/3 originals) or seaway bill as agreed.
Certificate of Quality (COQ) issued by an independent inspector.
Certificate of Quantity (COT).
Certificate of Origin (COO) or Certificate of Analysis (COA).
Marine insurance policy or certificate for the CIF value plus 10%.
Commercial invoice for the value agreed upon in the SPA.
Packing list (when applicable).
CBP AES ITN (Internal Transaction Number) as proof of export filing.
No-objection letter from the shipping agent (when required).

PHASE 6 — SETTLEMENT, FEES, AND CLOSURE

6.1 Payment Release
Once the confirming bank verifies the conformity of the documents submitted under the LC, it proceeds to release payment to the supplier. The firm must coordinate:

Confirmation of payment receipt from the supplier.
Endorsement and transfer of the original shipping documents to the buyer (or to the buyer’s bank in transactions involving a negotiable letter of credit).
Closure of the escrow agreement if this mechanism was used.

6.2 Law Firm Fees
The firm invoices its fees to the client as agreed upon in the engagement agreement. The most common structures are:

Fixed Retainer: A fixed monthly fee for the duration of the transaction, regardless of the outcome.
Success Fee: A percentage of the total contract value, typically between 0.5% and 2.0%, payable only upon successful closing of the transaction.
Mixed Structure: A reduced retainer plus a lower success fee, distributing the risk between both parties.

If the firm is not a U.S. tax resident, it must submit Form W-8BEN-E to the bank and the client to demonstrate exemption from withholding tax under FATCA and the applicable tax treaty.

6.3 Tax Obligations and IRS Reporting
IRS Form 1042-S: If the firm makes payments to foreign individuals or entities for services rendered in the U.S., it must report these payments on Form 1042-S and file Form 1042 with the IRS.
Form 1099 (if applicable): For payments to U.S. resident contractors or consultants exceeding USD 600 in the calendar year.
FATCA Withholding: If the client is a Non-Participating Foreign Financial Institution (NPFFI), a 30% withholding tax applies to certain payments.

6.4 Closing and Retention of the File
Upon completion of the transaction, the firm must prepare a closing memorandum that includes:

Executive summary of the transaction (parties, volume, final price, key dates).
Complete index of all generated documents.
Record of all relevant communications (emails, letters, swift messages).
Copies of all shipping and financial documents.
Record of OFAC screenings performed at each stage.
Invoices for fees and payment confirmations.

Retention Period: The firm must retain the entire file for a minimum of 5 to 7 years, in accordance with IRS recordkeeping obligations (IRC §6501), FinCEN (31 CFR 1010.430), and applicable OFAC regulations.

Critical Risks and Mitigation Measures

Risk Consequence Mitigation
Intermediary Fraud Total loss of capital; Phantom supplier or nonexistent product: Direct verification of refinery or terminal; never pay intermediaries without confirming the main chain.
OFAC violation: Civil fines up to USD 1,000,000 per event; criminal penalty up to 20 years. Mandatory screening of all parties before any commercial communication.
EPA/RFS2 noncompliance: EPA fines; product rejection at border; importer liability. Verify supplier RIN credits; obtain RFS2 compliance certification.
Letter of Credit document discrepancies: Bank rejects documents; supplier does not collect; buyer loses guarantees. Review all documents against the exact terms of the Letter of Credit before submission.
NYMEX price volatility: The actual purchase price differs significantly from the agreed-upon price. Use fixed-price contracts or hedging through NYMEX futures with an authorized broker.
Jurisdiction and applicable law: Disputes without a clear forum; judgments not enforceable internationally. Agree to ICC or LCIA arbitration based in a neutral jurisdiction. NY or Texas law

Key Ecosystem Actors

Actor Role in the Transaction Key Instruments
Law Firm Buyer’s agent; coordinates the entire operation POA, agency agreement, SPA
Supplier/Refinery Sells and ships diesel from the US terminal FCO, SPA, Bill of Lading, COQ
Broker/Trader Market intermediary; facilitates the buyer-seller match ICPO, LOI, NYMEX/OTC
Issuing Bank (Client) Issues the letter of credit or bank guarantee in favor of the supplier LC, SBLC, Swift MT700
Confirming Bank (US) Confirms and pays the LC; examines documents Confirmed LC, Swift MT799/MT760
Independent Inspector Certifies quality and quantity at the port of loading COQ, COT, COO, Draft survey
Shipping Liner/Freight Carrier Transports the cargo; Issues the Bill of Lading Charter party, NOR, B/L, Q88
CBP/BIS/EPA Export regulators, environmental compliance AES filing, EAR99, RFS2, RIN
OFAC/FinCEN Sanctions and anti-money laundering control SDN screening, CTR, SAR, FBAR